Como líder você deve gerenciar uma variedade de situações complicadas envolvendo pessoas com personalidades diversas.
Os voluntários são humanos. Eles ficam estressados, adoecem e têm dias ruins. A vida acontece. As circunstâncias mudam. Quaisquer fatores humanos podem dificultar a capacidade ou o desejo de um voluntário realizar todo o potencial. E quando um voluntário está claramente com baixo desempenho, o líder fica desencorajado e estressado e muitas vezes se sente desrespeitado. A pressão se baseia no voluntário e no líder. Não é um lugar divertido para se estar.
Como líder, você deve gerenciar uma variedade de situações complicadas envolvendo pessoas com personalidades diversas. É um papel incrível e gratificante, mas também desafiador e, às vezes, exaustivo. Inevitavelmente chegará um momento em que você terá que confrontar um voluntário por comportamento problemático. Isso não é fácil, mas faz parte da gestão de voluntários.
Confira importantes dicas que preparamos para você:
1. Faça uma conexão pessoal.
Procure ativamente construir relacionamentos fortes e individuais com os membros de sua equipe. Entre em contato com voluntários. Pergunte a eles como estão. Construa uma amizade baseada no respeito.
2. Ouça as preocupações e ideias.
Ao interagir com sua equipe, lembre-se de ouvir mais do que falar. Ouça o que eles gostam, o que não gostam e o que desejam mudar.
3. Dê feedback construtivo aos voluntários.
As pessoas respondem melhor quando ouvem o que estão fazendo certo. Oriente e encoraje aqueles que precisam de melhorias. Reserve um tempo para ajudar quando eles buscarem por você.
4. Capacite voluntários para se tornarem líderes.
Eduque-os, treine-os e inclua-os. Convide voluntários para o seu programa de liderança.
5. Mais importante ainda, agradeça.
Agradeça aos voluntários e lembre-os com frequência de que eles estão fazendo uma diferença real. Os membros de sua equipe precisam saber que você os ouve, vê e é grato por eles.
Se precisar, confronte!
É normal evitar confrontar um voluntário com baixo desempenho. Talvez porque os voluntários não sejam pagos e tenhamos medo de perdê-los, ou mesmo porque não temos confiança em lidar com conversas complicadas ou desagradáveis. Quaisquer que sejam as circunstâncias, a gestão voluntária fica mais tranquila se enfrentarmos o conflito de frente e da maneira mais amorosa possível.
1. Lembre-se de que você trabalha para Deus.
A mordomia bíblica exige que você enfrente uma pessoa que precisa de correção ou disciplina de maneira amorosa.
2. Reconheça que Deus usa o conflito para o bem.
Às vezes uma situação está acontecendo porque Deus quer fazer algo ainda maior. Fique atento!
3. Não estabeleça padrões inalcançáveis.
Não estabeleça padrões impossíveis de alcançar, como instituir uma política de zero absenteísmo. O perfeccionismo é demorado, extremamente contraproducente e não funciona em equipe. Isso inevitavelmente causará conflitos desnecessários entre líderes e voluntários.
4. Entenda que “não” não é uma palavra negativa quando usada de forma eficaz.
Há momentos em que dizer “não” é o melhor para os interesses do seu ministério e equipe. Não tenha medo de dizê-lo porque pode provocar desacordo.
5. Ore sempre pela orientação e direção de Deus.
Quando estiver enfrentando conflitos, confrontos ou problemas, peça ao Espírito Santo que lhe dê as palavras certas e a sabedoria para tomar decisões prudentes.
6. Lide com a liderança em perigo.
Aqui está uma dura verdade: se a própria noção de lidar com conflitos é extremamente angustiante para você, preste atenção. Se lidar com o mau desempenho, corrigir um voluntário ou resolver disputas o mantém acordado à noite e lhe provoca úlceras, talvez seja necessário considerar recrutar um coordenador de voluntários, ou até mesmo servir ao ministério em outra função. A realidade é que liderar voluntários requer lidar com conflitos, às vezes com frequência.
A boa notícia é que, embora você não seja um profissional de gerenciamento de conflitos agora, você pode se tornar. Peça orientação ao seu pastor. Leia livros sobre gerenciamento de conflitos. Encontre um mentor. Inscreva-se em aulas que ensinam habilidades de gerenciamento de crises. Esses recursos ajudarão você a começar a ver o tema como uma ferramenta e habilidade, em vez de algo a temer.
Abordagem e acompanhamento
Antes que chegue ao ponto de demitir alguém (sim, voluntário também pode ser demitido), use o gerenciamento de voluntários para garantir que você esteja fazendo todo o possível para salvar a situação.
1. Não atrase a comunicação.
Quando você perceber sinais de que um voluntário não está tendo um bom desempenho, não demore. Descubra as razões para o desempenho insatisfatório da pessoa. Crie um plano de acompanhamento com o qual ambos concordem e cumpra-o.
2. Seja “rápido para ouvir e tardio para falar”. ( Tiago 1:19)
Mantenha sempre a mente aberta. Não faça suposições sobre o que a outra pessoa vai dizer. Você pode descobrir que um problema está dentro do ministério e não no voluntário.
3. Faça uma verificação de carga.
Mesmo pessoas trabalhadoras podem desmoronar sob o peso de uma carga muito pesada. O voluntário pode estar fisicamente, mentalmente ou emocionalmente exausto. Se for esse o caso, tente elaborar um horário mais flexível ou deixe o voluntário tirar folgas.
4. Identifique casos de esgotamento.
Se o voluntário desempenhou o mesmo papel por um longo período, você pode estar lidando com o tédio ou esgotamento. Considere atribuir novas responsabilidades. Uma mudança de ritmo proporciona novos desafios e uma sensação renovada de realização.
Quando tem que dizer adeus
Quando for inevitável que um voluntário deva ir, lide com a situação com extremo cuidado.
Renúncia
Se um voluntário se demitir, certifique-se de que a pessoa saia com um certificado de agradecimento ou, se preferir, uma carta de recomendação (ou ambos). Dependendo da situação, marque o evento com uma celebração.
Demissão
Seja o resultado de problemas de conduta ou problemas de desempenho, demitir um voluntário é uma tarefa desagradável. Todo ministério precisa de procedimentos escritos que definam as responsabilidades de um voluntário e descrevam quais comportamentos são motivos para demissão.
Quando for necessário dispensar um voluntário, siga estas orientações:
1. Agende uma reunião privada.
Certifique-se de que o voluntário entenda que sua conversa é confidencial e que é um ambiente seguro. Isso permite que o voluntário se abra – até mesmo sobre questões que podem vir do próprio ministério.
2. Esteja preparado, seja honesto e amoroso.
Considere suas palavras cuidadosamente de antemão, com o entendimento de que o que você diz vai deixar um impacto. Agradeça a pessoa por servir. Fale a verdade em amor. Se o voluntário estiver sendo dispensado por desempenho ou conduta, seja claro quanto a isso.
3. Responda às perguntas.
Ofereça respostas abertas e honestas às perguntas da pessoa. Ele ou ela já deve saber o motivo da demissão devido aos seus esforços de acompanhamento e apoio, mas ainda pode ter dúvidas. Siga o protocolo da sua igreja para demissão, incluindo o preenchimento da documentação ou ter um terceiro sentado durante a conversa com você.
4. Não faça comentários pessoais.
Baseie suas declarações apenas no desempenho do voluntário. Efésios 4:29 é o exemplo a seguir: “Não use linguagem obscena ou abusiva. Que tudo o que você disser seja bom e útil, para que suas palavras sejam um encorajamento para aqueles que as ouvem.”
Você está dispensado!
Existem situações que exigem a demissão de um voluntário. Siga o procedimento de sua igreja para relatar e lidar com qualquer uma das seguintes ofensas.
1. Comportamento Ilegal
Isso inclui o envolvimento em atividades ilegais, como uso indevido de fundos, comportamento criminoso, fornicação, abuso ou uso de drogas.
2. Comportamento antiético
Isso inclui fazer comentários sexualmente sugestivos, engajar-se em comportamento que faça os outros se sentirem fisicamente ameaçados ou desconfortáveis, comportamento rude ou desrespeitoso, má conduta sexual e uso impróprio de materiais ou suprimentos de propriedade da igreja.
3. Absenteísmo Crônico
Voluntários ausentes criam uma série de problemas para o ministério. Eles também criam um ambiente estressante para outras pessoas que precisam intervir no último minuto e assumir trabalho.
4. Desconsidera as regras
No mínimo, os voluntários que não seguem as regras desencorajam aqueles que o fazem. Na pior das hipóteses, eles colocam outros em perigo. Se você tiver um voluntário que consistentemente quebra as regras ou ignora as expectativas, ele ou ela pode prejudicar a si mesmo ou a outros.
5. Comportamento Tóxico
Voluntários que são indelicados rapidamente transformam um ministério agradável em um ambiente tóxico.
Cuidados posteriores
Exceto em casos extremos, a gestão de voluntários ainda inclui uma responsabilidade para com os voluntários quando eles se demitem ou são demitidos. Somos chamados a amar uns aos outros em todas as situações. Aqui estão bons hábitos de cuidados posteriores a serem estabelecidos.
1. Faça o check-in.
Ligue, envie um e-mail ou escreva um cartão. Certifique-se de que a pessoa entenda que você está orando por ela e que você realmente se importa.
2. Convide de volta.
Se a situação permitir, convide a pessoa a ficar ligada à igreja ou ministério. Envie convites para funções ministeriais. Mantenha o relacionamento caloroso e amigável. Envie um cartão de aniversário. Seja qual for o resultado da situação, certifique-se de que a pessoa saiba que as linhas de comunicação estão abertas com você.
3. . Acompanhamento.
Se a pessoa saiu devido a doença ou uma situação familiar, mantenha contato próximo. A pessoa pode precisar de ajuda, mas talvez tenha medo ou vergonha de pedir. Faça o primeiro movimento. Pergunte se há algo que você ou seu ministério possam fazer. Jesus disse: “E o Rei dirá: ‘Em verdade vos digo que, quando o fizestes a um destes meus irmãos mais pequeninos, a mim o fizestes!’ ” ( Mateus 25:40 )
[Adaptado do “31 Expert Tips for Outstanding Volunteer Management”]